Handelingen binnen de concernstructuur

Veel ondernemers kiezen voor het ondernemen in een B.V. structuur. Het grote voordeel hiervan is dat er een aparte rechtspersoon ontstaat, waardoor, in geval van faillissement van de onderneming, het privé vermogen in principe buiten schot blijft. Meestal worden meerdere B.V.?s opgericht met als doel bepaalde vermogensbestanddelen van de onderneming zoveel mogelijk uit de risicosfeer te halen. Onder andere het pensioen van de DGA of een bedrijfspand worden vaak in aparte B.V.?s ondergebracht.

Het opzetten van een dergelijke structuur betekent niet dat, in geval van een onverhoopt faillissement, nooit verhaal mogelijk is op het vermogen van een andere B.V. of op uw privé vermogen. 

Wat we vaak zien is dat het bestuur van een uit meerdere B.V.?s bestaande structuur deze structuur als één geheel ziet. Er wordt eenvoudig met geld geschoven om dit in te zetten waar dit nodig of gewenst is. Om het risico van verhaal zo klein mogelijk te houden dient u juist iedere B.V. afzonderlijk te besturen en de verhoudingen tussen de B.V.?s en met uzelf zo zakelijk mogelijk te houden.

• -Zorg voor goede rekening-courantovereenkomsten met een verrekeningsbeding. Als een B.V. een rekening betaalt die is bedoeld voor een andere B.V. of voor u privé (of omgekeerd), boek deze dan direct in rekening-courant. Zorg voor regelmatige afstemming tussen de rekeningen-courant zodat er geen misverstand bestaat over de saldi. Laat de saldi niet te hoog oplopen maar reken zo snel mogelijk af.
• -Keer tijdig dividend uit als hiervoor ruimte is. Gebruik dit om eventuele schulden van de aandeelhouder aan de B.V. af te lossen. Is de aandeelhouder een andere B.V. dan is geen dividendbelasting verschuldigd, mits de deelnemingsvrijstelling van toepassing is. Binnen een Nederlandse B.V.-structuur is dit vrijwel altijd het geval.
• -Zorg voor goede managementovereenkomsten. Pas de managementvergoeding alleen aan als hiervoor een zakelijke reden is. Hiervoor is in de meeste gevallen een aandeelhoudersbesluit nodig.
• -Als u een eigen bedrijfspand heeft, zorg dan voor goede huurovereenkomsten met de B.V.?s die van het pand gebruik maken. De huurprijs dient bij voorkeur te worden bepaald aan de hand van een recente, objectieve taxatie.
• -Breng managementvergoeding en huur in rekening door middel van facturen, ook als u weet dat de B.V. deze tijdelijk niet kan betalen. Zo zorgt u ervoor dat de vorderingen opeisbaar worden en zij in aanmerking komen voor verrekening met eventuele schulden aan de B.V.
• Soms worden bepaalde kosten verdeeld over meerdere B.V.?s. Denk aan de salariskosten van de secretaresse, die formeel in dienst is van de ene B.V., maar soms ook werkzaamheden verricht voor de andere. Of aan huisvestingskosten, gezamenlijk gebruik van software of van bedrijfsmiddelen. Het is heel verleidelijk om dit op te lossen door een simpele journaalpost in rekening-courant. Dit is echter niet voldoende. Leg vast hoe u tot de verdeling van de kosten bent gekomen, bij voorkeur in een schriftelijke overeenkomst. Breng de kosten tijdig in rekening door middel van een factuur. Let hierbij op de BTW aspecten. Dit geldt met name in geval er een BTW vrijstelling van toepassing is waardoor aan de ene kant BTW moet worden afgedragen terwijl deze aan de andere kant niet in aftrek zou kunnen worden gebracht.
• Hiervoor zijn oplossingen mogelijk.
• Bijzondere aandacht geldt voor de zogenaamde eenpersoonsvennootschap. Op grond van artikel  247 van boek 2 van het Burgerlijk Wetboek moeten alle rechtshandelingen tussen een B.V. en zijn enig directeur/aandeelhouder, schriftelijk worden vastgelegd. Dit kan ook gelden voor zijn echtgenoot of geregistreerd partner. Is een rechtshandeling niet schriftelijk vastgelegd, dan kan deze door de vennootschap worden vernietigd. In de praktijk zal hiervan bij faillissement gebruik worden gemaakt door de curator. Zorg daarom om te beginnen voor een goede arbeidsovereenkomst en pensioenbrief. Ook zaken als inbreng of overname van bedrijfsmiddelen, onkostenvergoedingen, geldleningen of bruikleen dienen altijd schriftelijk te worden vastgelegd. Dat kan heel vaak op eenvoudige wijze.
• Een andere bijzondere regeling betreft rechtshandelingen met de oprichter of aandeelhouder binnen twee jaar na de eerste inschrijving in het handelsregister. Verkrijgt de vennootschap goederen, of worden er vorderingen verrekend, dan dient er een waardebepaling te worden gemaakt en is er een accountantsverklaring vereist. Wordt dit niet gedaan, dan kan de rechtshandeling door de vennootschap (de curator) worden vernietigd.
• Bij transacties met uw B.V. of tussen uw B.V.?s onderling zult u namens beide partijen optreden. Er is mogelijk sprake van een tegenstrijdig belang. In een recent arrest heeft de Hoge Raad benadrukt dat, ook als de bestuurder tevens de enige aandeelhouder is, een aandeelhoudersbesluit is vereist waarin de bestuurder uitdrukkelijk de bevoegdheid wordt verleend om de B.V. te vertegenwoordigen. Ontbreekt een dergelijk besluit dan kan de bestuurder toch bevoegd zijn indien onmiskenbaar duidelijk is dat de aandeelhouders de mogelijkheid van het bestaan van een tegenstrijdig belang onder ogen hebben gezien en vooraf ondubbelzinnig hebben ingestemd met het optreden van de betrokken bestuurder. Een schriftelijke vastlegging hiervan is belangrijk. Als er maar één aandeelhouder is kan dat heel eenvoudig als bijlage bij de overeenkomst of in de overeenkomst zelf. Zou achteraf blijken dat de vennootschap onbevoegd is vertegenwoordigd, dan is de transactie nietig. Is er een raad van commissarissen, dan is deze meestal bevoegd bij tegenstrijdig belang. Dit blijkt uit de statuten.
• Bij transacties met uw B.V. of tussen onderling verbonden vennootschappen spelen ook fiscale aspecten een rol. Naar de belastingdienst zult u de zakelijkheid van deze transacties desgevraagd moeten kunnen aantonen.